QUI CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN LỄ TÂN

0
344

                                HỘI ĐỒNG  HỌ PHẠM VIỆT NAM

                                        HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC                 

                   QUI CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN LỄ TÂN

Căn cứ vào Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội Đồng họ Phạm Việt Nam (HĐHPVN) đã được thông qua ngày 02/8/2015, tại Đại Hội VII- nhiệm kỳ (2015 – 2020), nay HĐTQHP VN ban hành “ Quy Chế Tổ chức và hoạt động của Ban Lễ tân” để thống nhất thực hiện.

CHƯƠNG I

             CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA BAN LỄ TÂN

      ĐIỀU1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Lễ tân

Ban Lễ tân là một ban chuyên trách của HĐTQHP Việt Nam, có chức năng giúp HĐTQHP VN thực hiện các nhiệm vụ sau:

  1. Chăm lo các điều kiện về cơ sở vật chất đảm bảo cho tổ chức các sự kiện (Đại hội,

Hội nghi, Vinh danh nhân tài, trao giải thưởng khuyến học-khuyến tài..), các cuộc họp của HĐTQ, Lễ giỗ Thượng Thủy tổ, dâng hương các vị tiên tổ, các danh nhân họ

Phạm

  1. Đón tiếp các đại biểu, khách mời và các tổ chức, cá nhân đến thăm, làm việc với HĐTQ hoặc về thăm, dâng hương tại “Phạm Tổ Linh Từ”.
  2. Chuẩn bị quà, lễ vật… cho các đoàn của HĐTQ đi dự các cuộc họp hoặc các buổi lễ hội tại các Từ đường Phạm tộc, do các địa phương tổ chức.

ĐIỀU 2: Tổ chức của Ban Lễ tân

Ban TTTL có 1 Trưởng ban, một số  phó ban, các ủy viên. Số lượng các thành viên của Ban lễ tân sẽ tùy thuộc vào nhu cầu công việc và do Ban lễ tân trình Thường trực HĐTQ cho bổ sung điều chỉnh.

ĐIỀU 3. Quyền hạn của Ban Lễ tân

1- Các thành viên Ban Lễ tân là Ủy viên HĐTQHP VN; được tham dự Hội nghị Tổng kết hàng năm, Đại hội và các sự kiện lễ kỷ niệm của HĐTQHP VN.

2-Chủ động tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được qui định tại Điều 1- Qui chế này.

CHƯƠNG II

NHIỆM VỤ CỦA CÁC THÀNH VIÊN BAN LỄ TÂN

       ĐIỀU 4. Nhiệm vụ của Trưởng Ban:

1- Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐTQ về mọi hoạt động của Ban.

2- Tổ chức và phân công việc cho các thành viên trong Ban thực hiện các nhiệm vụ của Ban ( chăm lo các điều kiện về cơ sở vật chất đảm bảo cho tổ chức các sự kiện, đón tiếp khách mời, chuẩn bị lễ vật dâng hương tiên Tổ,…) theo kế hoạch, chương trình của Thường trực HĐTQ, hoặc các sự việc phát sinh theo quyết định của Chủ tịch HĐTQ.HPVN.

3- Chỉ đạo các thành viên trong Ban thực hiện chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất, mua xắm lễ vật,…theo mức chi phí được qui định tại Qui chế tài chính của HĐTQ HPVN; làm thủ tục thanh toán theo qui định hiện hành với Ban tài chính của HĐTQ.

4-  Thay mặt Ban Lễ tân dự các phiên họp của Thường trực HĐTQ

ĐIỀU 5.  Nhiệm vụ của các Phó trưởng ban

1- Hoàn thành các phần việc do Trưởng Ban phân công.

2- Đảm nhiệm nhiệm vụ của Trưởng ban khi Trưởng ban vắng mặt và được Trưởng ban ủy quyền.

     ĐIỀU 6. Nhiệm vụ của các ủy viên Ban Lễ tân

Thực hiện hoàn thành các phần viêc do Trưởng Ban phân công. Tham gia các Đoàn công tác của HĐTQ theo sự phân công của Trưởng ban, mua xắm lễ vật,… theo mức qui định tại Qui chế tài chính của HĐTQ HPVN.

                                                           CHƯƠNG III

   NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BAN LỄ TÂN

      ĐIỀU 7. Nguyên tắc làm việc

1.Ban Lễ tân làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập trung. Mỗi thành viên trong Ban chủ động trong thảo luận, bàn bạc công việc chung của Ban. Các thành viên trong Ban thực hiện công việc theo phân công của Trưởng Ban.

  1. Trưởng Ban (hoặc Phó trưởng ban được Trưởng ban ủy quyền) nhận nhiệm vụ cụ thể từ chương trình kế hoạch của của Thường trực HĐTQ hoặc các sự việc phát sinh theo quyết định của Chủ tịch HĐTQ.HPVN. Sau đó Trưởng ban phân công phân việc cho các ủy viên thực hiện.

3-Trưởng ban thay mặt Ban Lễ tân báo cáo kết quả hoạt động với TT HĐTQ tại các kỳ họp và các sự kiện quan trọng khác.

 

                                                        CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOÀN THI HÀNH

          ĐIỀU 8. Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Lễ tân là căn cứ để Ban Lễ tân hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được Thường trực HĐTQ phân công.

ĐIỀU 9.  Trong quá trình thực hiện nếu có điều khoản nào chưa hợp lý, cần điều chỉnh bổ xung, Ban Lễ tân sẽ đề xuất nội dung cần sửa đổi, bổ sung trình Thường trực HĐTQ phê duyệt.

ĐIỀU 10. Quy chế này gồm 4 Chương, 10 Điều, được Thường trực Hội đồng toàn quốc Họ Phạm Việt Nam thảo luận tại kỳ họp ngày 7 tháng 5 năm 2017 và có hiệu lực ngay từ ngày ký ban hành./.

Hà nội ngày 22 tháng 8 năm 2017

TM HĐTQ HỌ PHẠM VIỆT NAM

                       Chủ tịch

                          ( Đã ký)

              TS Phạm Vũ Câu