Văn bản QUY CHẾ- Kỳ 1: Quy chế BẢN TIN NỘI TỘC

0
465

BBT: Thực hiện công tác trọng tâm năm 2014 trong hoạt động củng cố tổ chức, các Ban đã và đang tiến hành biên soạn và hoàn thiện các quy chế, quy định, tộc ước… Từ nay, Trang web hophamvietnam.org sẽ lần lượt đăng các bản Quy chế đã được hoàn thiện, được thường trực (mở rộng) HĐTQHPVN thông qua, đầu tiên là QUY CHẾ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA BẢN TIN NỘI TỘC “THÔNG TIN HỌ PHẠM VIỆT NAM”.

—•—

QUY  CHẾ

  CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC  

VÀ QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA BẢN TIN NỘI TỘC

“THÔNG TIN HỌ PHẠM VIỆT NAM

 

Căn cứ vào “Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng họ Phạm Việt Nam” đã được Hội nghị toàn thể BLL họ Phạm Việt Nam thông qua ngày 23-10-2011 tại Hà Nội, Thường trực Hội đồng họ Phạm Việt Nam quy định về chức năng nhiệm vụ, tổ chức và quy trình làm việc của Bản tin nội tộc “Thông tin họ Phạm Việt Nam” như sau:

I/ Chức năng và nhiệm vụ

1. Bản tin nội tộc “Thông tin họ Phạm Việt Nam” là công cụ thông tin tuyên truyền chính thức của Hội đồng họ Phạm Việt Nam, là một ấn phẩm định kỳ ba tháng một lần, có trách nhiệm quảng bá các hoạt động dòng họ trên phạm vi cả nước.

2. Nhiệm vụ của Bản tin nội tộc “Thông tin họ Phạm Việt Nam” là:

– Công bố các Văn bản của Hội đồng Toàn quốc họ Phạm VN. Thông báo những chương trình, kế hoạch hoạt động Việc họ của Hội đồng họ Phạm Việt Nam tới Hội đồng họ Phạm các cấp trên toàn quốc.

–  Phản ánh những hoạt động Việc họ có hiệu quả của Hội đồng họ Phạm các cấp. Giới thiệu và trao đổi kinh nghiệm làm Việc họ nhằm đưa hoạt động Việc họ đi vào nền nếp, có hiệu quả tốt, góp phần xây dựng họ Phạm Việt Nam ngày càng vững mạnh, đóng góp tích cực vào công cuộc bảo vệ, xây dựng và phát triển nền văn hiến nước nhà ngày càng tốt đẹp hơn

– Giới thiệu về các dòng họ Phạm Việt Nam và các Danh nhân họ Phạm (bao gồm những Danh nhân các thời kỳ lịch sử, những “người tốt việc tốt” họ Phạm trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc hiện nay).

3. Để thực hiện những nhiệm vụ trên đây, “Thông tin họ Phạm Việt Nam” thường xuyên có các chuyên mục chinh như sau :

•  Chuyên mục Hoạt động dòng họ

• Chuyên mục Tìm hiểu cội nguồn dòng họ

• Chuyên mục Họ Phạm với đất nước

•  Chuyên mục Văn hóa – Xã hội

Nội dung từng chuyên mục chính và các tiểu mục của từng kỳ xuất bản sẽ được Ban biên tập thảo luận trong kỳ họp của Ban biên tập, triệu tập 6 tháng một lần.

4. Quy mô Bản tin:  khổ 14,5×20,5, độ dày có thể điều chỉnh nhưng giữ ổn định cho từng năm tùy theo tình hình cụ thể, bìa 1+4 in 4 màu, ruột in đen trắng. Số lượng in tùy theo tình hình đặt mua, bảo đảm có khoảng 200 bản dành cho đối ngoại của Hội đồng và dành để tuyên truyền cho những nơi chưa có Hội đồng cần tìm hiểu về Hội đồng và dòng họ; mỗi số phải lưu 20 bản làm tư liệu sau này. Giá bán tùy theo quy mô độ dày và thời giá từng năm, được Thường trực phê duyệt. Có thể tổ chức làm thêm Phụ trương phục vụ cho nhu cầu giới thiệu của các dòng họ hoặc các Số đặc biệt phục vụ yêu cầu tuyên truyền của Hội đồng – trường hợp này phải có thêm chi phí.

II/  Tổ chức và trách nhiệm của từng bộ phận

Bản tin nội tộc đặt dưới sự chỉ đạo của Hội đồng Biên tập. Hội đồng Biên tập chịu trách nhiệm chung về mặt đường lối và tinh thần của Bản tin nội tộc, Trang tin điện tử và các xuất bản phẩm của Hội đồng do Ban Thông tin – Tư liệu trực tiếp thực hiện. HĐ Biên tập gồm: Chủ tịch HĐTQ Họ Phạm VN, Phó Chủ tịch Thường trực HĐTQ, Phó Chủ tịch HĐTQ kiêm Trưởng Ban Thông tin – Tư liệu.

Bản tin nội tộc Thông tin họ Phạm Việt Nam có Ban biên tập và trị sự, gồm:

1. Tổng biên tập: Phụ trách chung toàn bộ hoạt động của Bản tin nội tộc, bảo đảm thực hiện đúng “Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng họ Phạm Việt Nam”

2. Phó Tổng biên tập phụ trách nội dung: chịu trách nhiệm về biên tập và nội dung các bài viết

3. Phó Tổng biên tập Phụ trách trị sự: Chịu trách nhiệm in ấn, thu tiền đặt mua BTNT của bạn đọc, theo dõi nợ của bạn đọc để thông báo nợ vào quý IV hàng năm. Trên cơ sở danh sách thu tiền mà lập phiếu gửi Bản tin cho từng số, giao cho nhân viên phát hành gửi. Phiếu gửi phải có đầy đủ dữ liệu để nhân viên phát hành thực hiện: tên, địa chỉ, số lượng, phương thức gửi (thông thường hay bảo đảm), số quý IV thì có kèm theo thông báo nợ năm đó cùng Phiếu đăng ký đặt mua năm sau. Nắm được tình hình tiêu thụ Bản tin.

4. Các ủy viên Ban biên tập: có trách nhiệm nắm thông tin hoạt động của các đia phương bằng mọi cách (đi về địa phương, quan hệ với địa phương, dùng cộng tác viên, khai thác trên các báo địa phương và báo khác) để viết bài và tổ chức viết bài, tổ chức mạng lưới cộng tác viên ở địa bàn mình phụ trách, tuyên truyền mở rộng bạn đọc nhằm nâng cao số lượng người đặt mua Bản tin. Ủy viên BBT ở địa bàn nào phải chịu trách nhiệm về thông tin và bài viết ở địa bàn đó.

5. Nhân viên phát hành nhận Bản tin từ Xưởng in, đóng gói, nhanh chóng gửi và bảo đảm chính xác theo các thông tin trên phiếu gửi, thanh toán tiền cước và các chi phí gửi với bưu điện.

Các Hội đồng họ Phạm các cấp có nhiệm vụ phân công một số ủy viên chịu trách nhiêm viết, cung cấp tin, bài về hoạt động của địa phương mình gửi file qua   Email cho BBT Bản tin và BBT trang tin điện tử (không gửi tin bài qua thư bưu điện hoặc nói qua điện thoại), hình thành đội ngũ cộng tác viên rộng khắp cả nước.

III/  Quy trình biên tập

Tất cả các bài đăng trong Bản tin nội tộc “Thông tin họ Phạm Việt Nam” được thực hiện theo quy trình sau đây:

1. Các bài viết của ủy viên BBT, các cộng tác viên, của tác giả (tự viết hoặc viết theo yêu cầu của các Uỷ viên biên tập), hoặc khai thác trên các phương tiện thông tin đại chúng,… đều chuyển về Tổng Biên tập và Phó TBT phụ trách nội dung có kèm theo ý kiến đề nghị của mình về  bài  viết  đó

2. Căn cứ vào nhiệm vụ của Bản tin nội tộc và đề nghị của Uỷ viên biên tập, Tổng biên tập và Phó Tổng biên tập dự kiến phân loại sử dụng và trao bài viết về các Uỷ viên biên tập.

3. Uỷ viên Ban biên tập có trách nhiệm biên tập lại các bài viết bảo đảm câu chữ chuẩn mực (kể cả font chữ, trình bày và sửa morat). Trong quá trình biên tập, nếu cần thì liên hệ trực tiếp với tác giả để có thông tin chính xác, cho đạt yêu cầu của Bản tin nội tộc; sau đó gửi  về TBT và Phó TBT.

4. Tổng biên tập làm nhiệm vụ sắp xếp toàn bộ Bản tin theo yêu cầu về nội dung của từng kỳ xuất bản, sau đó thông báo cho các Uỷ viên Ban biên tập biết trước khi chuyển Bản thảo (10 ngày) cho bộ phận thiết kế – mi trang để đưa in. Nếu có vấn đề gì cần trao đổi lại với Tổng biên tập thì các Uỷ viên biên tập có E.mail hoặc điện thoại cho Tổng biên tập trong vòng 3 ngày sau khi nhận được bản thảo điện tử của Bản tin nội tộc.

5. Các vấn đề nhạy cảm hoặc còn ý kiến chưa thống nhất thì xin ý kiến Hội đồng Biên tập.

IV/  Tài chính của Bản tin Nội tộc

1. Theo “Quy chế” và ý kiến chỉ đạo của Thường trực Hội đồng họ Phạm Việt Nam thì Bản tin nội tộc thực hiện nguyên tắc hoạt động “lấy thu bù chi”, tự trang trải kinh phí. Nguồn thu dựa vào tiền bán Bản tin và tiền ủng hộ của bạn đọc và các nhà hảo tâm. Số tiền chi cho việc tăng trang do yêu cầu đột xuất cần đăng thêm các văn bản của Hội đồng và chi phí cho số bản tin dùng biếu phục vụ việc đối ngoại của Hội đồng, do tài chính của Bản tin trang trải, là tiền Bản tin ủng hộ cho Hội đồng, không lấy vào quỹ của Hội đồng. Nếu kinh phí cho phép, BBT có thể trang bị thêm những thiết bị thiết yếu cho công việc của Bản tin như máy ảnh, máy Scan, máy in, và những sửa chữa lớn cho máy vi tính thường xuyên làm việc cho Bản tin.

2. Việc thu chi của Bản tin Nội tộc phải được dự toán hàng năm. Hàng năm Phó tổng biên tập phụ trách trị sự phải có báo cáo thu chi rõ ràng được Tổng biên tập duyệt trước khi gửi báo cáo cho Thường trực Hội đồng Toàn quốc họ Phạm Việt Nam.

3. Tất cả các nguồn tiền ủng hộ hoạt động của Bản tin Nội tộc đêu phải được đăng lời cám ơn công khai, ghi rõ tên người và số tiền ủng hộ trên số Bản tin nội tộc gần nhất.

4. Hàng năm, tùy theo quy mô Bản tin nội tộc, Ban biên tập cần đề xuất giá bán hợp lý trình Thường trực HĐTQ phê duyệt để bảo đảm “lấy thu bù chi” nhằm bảo đảm hoạt động của Bản tin.

Bản Quy chế này có hiệu lực từ ngày 01/4/2014, thay thế cho bản Quy định của Ban Liên lạc họ Phạm VN trước đây.

 

Hà Nội, ngáy 26 tháng 3 năm 2014

T/M THƯỜNG TRỰC

 HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC HỌ PHẠM VIỆT NAM

Chủ tịch

PGS.TS PHẠM ĐẠO