HỘI ĐỒNG HỌ PHẠM VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC
QUI CHẾ
Hoạt động tài chính của HĐTQ .HP VN
Chương 1
Tổ chức và hoạt động của Ban Tài chính
Điều 1: Chức năng,.
Hội đồng toàn quốc họ Phạm Việt Nam (HĐTQ. HPVN) thành lập một Ban chuyên trách về tài chính gọi là Ban Tài chính, có chức năng tham mưu giúp HĐTQ trong lĩnh vực tạo nguồn kinh phí cho các hoạt động việc họ và quản lí Quĩ của HĐTQ chặt chẽ theo chế độ quản lí tài chính hiện hành của Nhà nước, theo qui định tại Qui chế tổ chức và hoạt động của HĐHPVN và theo Qui chế hoạt động tài chính của HĐTQ ( Qui chế này); đảm bảo an toàn, sinh lời, phục vụ kịp thời các hoạt động của HĐTQ HPVN đạt hiệu quả cao nhất .
Điều 2: Nhiệm vụ.
Ban Tài chính có nhiệm vụ:
1) Chủ động tham mưu đề xuất chủ trương biên pháp và các hình thức tạo nguồn tài chính cho các hoạt động của HĐTQ HPVN. Trực tiếp thực thi các giải pháp, phương thức vận động các tổ chức, doanh nghiệp, doanh nhân, cá nhân tài trợ cho quĩ.
2)- Đề xuất mức đóng góp phí hoạt động hàng năm của các thành viên HĐTQ và đóng góp theo thỏa thuận giữa các HĐHP địa phương, hoặc các Hội đồng gia tộc ( HĐGT) với HĐTQ.HPVN, để đảm bảo có đủ kinh phí chi cho các hoạt động của HĐTQ. Đôn đốc và thu đủ theo mức qui định.
3) Mở Tài khoản, sổ sách, lập chứng từ thu, chi theo qui định; theo dõi , cập nhật thu chi quĩ họat động của HĐTQ theo qui định chi tiêu và kế hoạch chi tiêu được Thường trực HĐTQ.HP VN phê duyệt; báo cáo theo chế độ tài chính hiện hành .
Điều 3: Tổ chức , nhân sự
- Về tổ chức .
Ban tài chính gồm : Một Trưởng ban , một số Phó Trưởng ban, kế toán tổng hợp,
thủ qũi theo dõi thu chi thường xuyên và các ủy viên. Các Phó Trưởng ban và ủy viên được Trưởng ban phân công phụ trách một số nhiệm vụ cụ thể .
Ban tài chính có thể hình thành 2 tiểu ban cụ thể như sau :
– Tiểu ban vận động tài trợ, có nhiệm vụ tạo nguồn kinh phí hoạt động bằng cách vận động các tổ chức, cá nhân tài trợ cho các quĩ hoạt động của HĐTQ. HPVN. Đề xuất mức thu lệ phí đóng góp của các thành viên HĐTQ và theo thỏa thuận của các HĐHP địa phương, các HĐGT. Đôn đốc và thu đủ theo mức qui định.
– Tiểu ban quản lí Quĩ có nhiệm vụ quản lí Quĩ thông qua thủ tục, chứng từ chi
tiêu theo nguyên tắc và chế độ tài chính hiện hành của nhà nước và qui định của HĐTQ.HPVN.
2) Về nhân sự : Từng thời kỳ Trưởng Ban tài chính được quyền bổ sung, điều chỉnh nhân sự trong Ban và phân công theo số lượng, khả năng và điều kiện hoạt động của các thành viên trong Ban; báo cáo Chủ tịch và Thường trực HĐTQ về các trường hợp bổ sung, điều chỉnh nhân sự trong Ban.
Điều 4: Lề lối làm việc.
Tất cả các thành viên trong ban ( kể cả trưởng, phó ban ) đều trực tiếp đảm nhận công việc cụ thể theo sự phân công của Trưởng Ban, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình khi thực hiện công việc được giao.
Các khoản tiền thu, nhận được, phải cập nhật kịp thời và gửi vào Quĩ tiết kiệm .
Khi các bộ phận hoặc cá nhân thành viên của HĐTQ có yêu cầu chi, cần qua Trưởng ban tài chính xem xét, chuyển báo cáo Phó Chủ tịch HĐTQ phụ trách tài chính cho ý kiến thực hiện;Với các nội dung chi nằm trong kế hoạch chi hàng năm đã được Thường trực HĐTQ thông qua về chủ trương, hoặc là các khoản chi phát sinh cần thiết khác theo quyết định của Chủ tịch HĐTQ, thì Phó Chủ tịch HĐTQ phụ trách tài chính phê duyệt để thủ quĩ làm thủ tục rút tiền và báo kế toán vào sổ thu, chi, chi tiết đầy đủ kịp thời.
Với các khoản chi được thực hiện bởi các Ban chuyên trách hoặc các bộ phận phụ trách chuyên đề, các đoàn công tác của HĐTQ,..cần phải cập nhặt đầy đủ chứng từ hóa đơn ,vé xe ,bản kê,… (kế toán lập chứng từ chi , thủ quĩ xuất quĩ chi, người nhân tiền kí vào phiếu chi)… gửi cho Ban Tài chính để cập nhặt chứng từ, làm thủ tục trình Chủ tịch HĐTQ (hoặc Phó Chủ tịch HĐTQ phụ trách tài chính được Chủ tịch ủy quyền) duyệt chi. Kế toán cập nhập lên bản tổng hợp thu chi báo cáo định kỳ theo niên độ kế toán .
Duy trì thường xuyên chế độ trao đổi, hội ý trong Ban. Toàn Ban mỗi năm họp định kỳ 2 lần. Khi cần thiết Trưởng Ban triệu tập họp cuộc họp bất thường để giải quyết kịp thời theo yêu cầu hoạt động việc họ của HĐTQ.
Các thành viên tận tình, tâm huyết, chủ động trong công việc được phân công; chấp hành đúng Qui chế tổ chức, hoạt đông của HĐHPVN và những qui định trong qui chế này; thực hiện đúng qui định của pháp luật, chính sách của Nhà nước về tài chính .
Chương 2
Quản lí Thu, chi.
Điều 5: Quản lí thu nộp vào Quĩ của HĐTQ.
1) Nguồn Thu ;
– Thu từ phí đóng góp của các ủy viên HĐTQ HPVN, mức thu lệ phí do Thường trực HĐTQHP VN qui định hàng năm (hiện nay mức thu là 200.000 đ//năm)
– Thu từ tiền đóng góp của các tổ chức thành viên của Hội đồng, đóng góp của các HĐHP các địa phương (theo thỏa thuận).
– Thu từ tiền ủng hộ hoặc tài trợ của các cá nhân và tập thể trong và ngoài dòng họ, các tổ chức đoàn thể, các doanh nghiệp trong nước và ở nước ngoài .
– Thu từ các hoạt động được phép khác như tiền bán các ấn phẩm , các trang tin quảng cáo, tài liệu do HĐTQ chủ trì biên soạn và phát hành.
2) Hình thức thu:
– Thu, nộp trực tiếp cho Ban tài chính có kí nhận của người nộp vào sổ thu hoặc phiếu thu
– Nộp vào tài khoản của Quĩ HĐTQ.HPVN và tự động từ tài khoản nhắn tin cho Chủ tịch, PCT thường trực, PCT phụ trách tài chính và Trưởng ban tài chính được biết. Mọi nguồn thu dù lớn hay nhỏ từ bất cứ hình thức nào đều được thể hiện qua chứng từ thu theo qui định. Các khoản thu đều phải gửi kịp thời vào tài khoản của Quĩ Họ. Khi cần rút tiền để chi, Chủ tài khoản cùng thủ quĩ làm thủ tục rút tiền và giao chứng từ cho kế toán tổng hợp cập nhật theo qui định.
Điều 6: Quản lí Chi phí
1) Chi tiền mặt.
– Chi cho các Ban chuyên trách để thực hiện các việc như : Chi cho Văn phòng phẩm, in ấn tài liệu,… phục vụ hoạt động việc họ theo chương trình kế hoạch của HĐTQ.
– Chi cho các cuộc họp, hội nghị như : Thuê hội trường ,làm khẩu hiệu, in tài liệu, chi ăn, nghỉ cho đại biểu theo chủ trương của Thường trực HĐTQ.
– Chi mua sắm lễ vật cho các đoàn đi dự lễ dâng hương, lễ khánh thành Từ Đường , lễ đón nhận di tích lịch sử dòng họ, đi dự các hội nghị gủa các hội đồng họ Pham các địa phương , hội đồng các dòng họ bạn … do Ban Lễ tân mua sắm, được chi với mức tối đa không quá 500.000 đ/sự kiện, trường hợp cụ thể mức chi có phát sinh sẽ do Chủ tịch HĐTQ HPVN xem xét quyết định cho phù hợp với thực tế sự kiện .
– Chi giải thưởng khuyến học, khuyến tài, vinh danh, biểu dương, ghi công; chi trợ giúp , động viên các gia đình khó khăn đặc biệt, chi mừng thọ các cụ cao tuổi,… mức chi tùy theo qui định của Thường trực HĐTQ HP VN .
– Chi thăm hỏi ốm đau và phúng viếng theo qui định ở mức:
+ Chi thăm hỏi ốm đau mức chi không quá 300.000 đ / lần/người/năm
+chi phúng viếng tối đa là 400.000 đ/lần hiếu.
– Chi hỗ trợ cho Bản tin nội tộc và trang điện tử khi có yêu cầu và được Chủ tịch HĐTQ xem xét phê duyệt cho các nội dung:
+ Chi thuê duy trì tên miền , chi thuê máy chủ hàng năm , Chi bảo trì phương tiện máy tính , scaner, máy ảnh.
+ Chi hỗ trợ thanh toán Hợp đồng với nhà in, hoặc chi hỗ trợ phí bưu điện phát hành,…trong các trường hợp tài liệu phục vụ hội nghị hoặc Lễ kỷ niệm định kì do HĐTQ tổ chức.
2) Chi hiện vật
– Chi quà tặng biếu như Cờ họ, lo gô, bản tin, sách, băng đĩa,….theo chủ trương của Thường trực HĐTQHPVN.
– Các trường hợp khác phát sinh do Chủ tịch HĐTQHPVN quyết định tùy theo tính chất quan trọng của từng sự kiện, sự việc .
Điều 7 – Thủ tục thanh toán tài chính .
Hàng năm các Ban chuyên trách phải lập dự trù kế hoạch thu, chi; Chi theo kế hoạch chi được Thường trực HĐTQ thông qua, hoặc được Chủ tịch HĐTQ phê duyệt các trường hợp phát sinh. Ban Tài chính căn cứ ý kiến phê duyệt và chứng từ thực tế chi để thanh toán chi sau khi công việc đã hoàn thành .Chứng từ thu, chi và quyết toán theo qui định quản lý tài chính hiện hành .
Mọi hoạt động tài chính được công khai minh bạch; định kỳ 6 tháng/lần, Ban Tài chính có trách nhiệm báo cáo tình hình thu chi và tồn quĩ trước hội nghị thường trực HĐTQ.HP VN và Chủ tịch HĐTQ ký duyệt thanh quyết toán năm.
Điều 8: Hoạt động thu, chi của Bản tin nội tộc và Trang tin điện tử
Riêng đối với các hoạt động thu, chi của Bản tin nội tộc “Thông tin HPVN” và Trang tin điện tử ww.hophamvietnam.org được phép có kinh phí hoạt động riêng trên nguyên tắc lấy thu bù chi ( bao gồm tiền bán Bản tin và phần thu do các tổ chức và các nhân ủng hộ cho việc in ấn và phát hành bản tin). Phó Chủ tịch HĐTQ phụ trách lĩnh vực thông tin tư liệu cùng với Trưởng Ban TTTL chịu trách nhiệm quản lí kinh phí hoạt động trong lĩnh vực này, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐTQ với các khoản chi phát sinh cần thiết. Cập nhập lên bản tổng hợp thu chi, báo cáo Thường trực HĐTQ định kỳ theo niên độ kế toán năm.
Chương 3
Điều khoản thi hành
Điều 9 : Hiệu lực thi hành.
Qui chế này gồm 3 chương, 9 Điều , để thay thế cho tất cả các qui chế, qui định liên quan đến quản lý thu, chi tài chính do HĐTQ HPVN đã ban hành trước đây; Qui chế này được Thường trực Hội đồng toàn quốc Họ Phạm Việt Nam thảo luận tại kỳ họp ngày 7 tháng 5 năm 2017 và có hiệu lực ngay kể từ ngày ký ban hành.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần điều chỉnh, Ban tài chính báo cáo Thường trực HĐTQ quyết định và thông báo tới các thành viên liên quan để thực hiện ./.
Hà Nội ngày 01 tháng 10 năm 2017
T/M. HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐCHỌ PHẠM VN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
TS PHẠM VŨ CÂU
