HỘI ĐỒNG HỌ PHẠM VIỆT NAM
HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC
QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN THÔNG TIN TƯ LIỆU
Căn cứ vào Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội Đồng toàn Quốc họ Phạm Việt Nam (HĐTQ) đã được thông qua tại Đại Hội VII nhiệm kỳ (2015 – 2020), nay, HĐTQHP Việt Nam ban hành Quy Chế “Tổ chức và hoạt động của Ban TTTL” để thống nhất thực hiện.
CHƯƠNG I
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA BAN TTTL
ĐIỀU1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban TTTL.
1-Ban TTTL là một ban chuyên trách của HĐTQHP Việt Nam, có chức năng giúp HĐTQHP VN chỉ đạo các hoạt đông thuộc lĩnh vực thông tin tư liệu.
2-Ban TTTL có những nhiệm vụ sau:
2.1.Chỉ đạo hoạt động của trang tin điện tử hophamvietnam.org (sau đây gọi tắt là Trang tin điện tử) và trang thông tin họ Phạm Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nội san).
2.2. Chỉ đạo các hoạt động tiếp nhận, khai thác các nguồn thông tin tư liệu cần thiết để xuất bản trên hai trang tin nói tại Điều 1.1 và sử dụng cho các mục đích khác nhằm đáp ứng các nhu cầu hoạt động của HĐTQ, Hội đồng họ Phạm (HĐHP) các cấp, các Hội đồng gia tộc (HĐGT) họ Phạm và các cá nhân họ Phạm ở trong và ngoài nước, trong đó có việc phục vụ công tác thông tin tư liệu cho các sự kiện lớn của HĐTQ như đại hội nhiệm kỳ, hội nghị thường niên, lễ kỷ niệm ngày thành lập, Gặp mặt…, vấn tổ tầm tông và phát huy truyền thống dòng họ.
ĐIỀU 2: Tổ chức của Ban TTTL:
- Ban TTTL có từ 5 thành viên trở lên, gồm 1 Trưởng ban, các phó ban
và các ủy viên
- Ban biên tập Trang tin điện tử (hophamvietnam.org) có 1 Tổng biên
tập (TBT), 1-2 phó TBT, các admin kỹ thuật và admin biên tập tin bài
- Ban biên tập Trang thông tin họ Phạm Việt Nam (Nội san) có 1 TBT,
1-2 Phó TBT, các admin biên tập tin bài
ĐIỀU 3. Quyền hạn của Ban TTTL:
1- Các thành viên Ban TTTL là Ủy viên HĐTQHP VN; được tham dự Hội nghị Tổng kết hàng năm, Đại hội và các sự kiện lễ kỷ niệm của HĐTQHP VN.
- Chủ động liên hệ với các HĐHP, HĐGT các địa phương và các cá
nhân trong các dòng họ Phạm trong và ngoài nước để khai thác, thu thập các thông tin, tư liệu cần thiết cho công việc của Ban TTTL
3.Chủ động khai thác các nguồn thông tin khác cho mục đích ghi tại Điều 3.2
- Biên tập, báo cáo Thường trực xin duyệt, xuất bản tin bài trên hai trang tin
ghi tại Điều 1.1
CHƯƠNG II
NHIỆM VỤ CỦA CÁC THÀNH VIÊN BAN TTTL
ĐIỀU 4. Nhiệm vụ của Trưởng Ban:
1- Chịu trách nhiệm trước HĐTQ về mọi hoạt động của Ban TTTL
2- Tổ chức cho các thành viên trong Ban thực hiện các nhiệm vụ của Ban và các nhiệm vụ khác phát sinh do Thường trực HĐTQ và Chủ tịch HĐTQ phân công.
3- Thay mặt Ban TTTL dự các phiên họp của Thường trực HĐTQ
ĐIỀU 5. Nhiệm vụ của các Phó trưởng ban:
1- Hoàn thành các phần việc do Trưởng Ban phân công.
2- Đảm nhiệm nhiệm vụ của Trưởng ban khi Trưởng ban vắng mặt khi được ủy quyền.
ĐIỀU 6. Nhiệm vụ của TBT trang tin điện tử hophamvietnam.org:
- Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Ban biên tập trang tin,
đảm bảo trang tin luôn hoạt động bình thường và được cập nhật thường xuyên
- Chịu trách nhiệm trước HĐTQ.HPVN về nội dung, tư tưởng chính trị cũng
như hình thức thể hiện của trang tin theo đúng tiêu chí do Thường trực HĐTQ đề ra dựa trên tôn chỉ mục đích được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng họ Phạm Việt Nam và HĐTQ.
- Chịu trách nhiệm trước các hoạt động của các Phó TBT và các admin dưới
quyền.
ĐIỀU 7-Nhiệm vụ của các Phó TBT trang tin điện tử:
- Hoàn thành nhiệm vụ do TBT giao.
- Đảm nhiệm công việc của TBT khi được ủy quyền.
ĐIỀU 8- Nhiệm vụ của các admin kỹ thuật:
- Đảm bảo trang tin luôn hoạt động thông suốt
- Xử lý kịp thời các sự cố về kỹ thuật
- Chủ động đề xuất cải tiến, nâng cấp trang tin nhằm đảm bảo phục vụ bạn
đọc tốt hơn
ĐIỀU 9: Nhiệm vụ của các admin biên tập:
- Chủ động thu thập, khai thác thông tin, tư liệu, biên tập bài để xuất bản
- Đăng bài và xuất bản bài khi được TBT giao nhiệm vụ
Điều 10: Nhiệm vụ của TBT Nội san:
- Chịu trách nhiệm điều hành việc thu thập, khai thác thông tin, tư liệu, biên
tập xuất bản và phân phối Nội san theo đúng quy trình và khung thời gian hàng quý
- Chịu trách nhiệm trước HĐTQ HPVN về nội dung, tư tưởng chính trị
cũng như hình thức thể hiện của Nội san theo đúng tiêu chí do Thường trực HĐTQ đề ra dựa trên tôn chỉ mục đích được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động cảu Hội đồng họ Phạm Việt Nam và HĐTQ.
- Chịu trách nhiệm trước Thương trực về hoạt động của Quỹ Nội san.
- Chịu trách nhiệm trước các hoạt động của các Phó TBT và các admin dưới
quyền.
ĐIỀU 11-Nhiệm vụ của các Phó TBT Nội san:
- Hoàn thành nhiệm vụ do TBT giao.
- Đảm nhiệm công việc của TBT khi được ủy quyền.
ĐIỀU 12: Nhiệm vụ của các admin biên tập:
- Chủ động thu thập, khai thác thông tin, tư liệu, biên tập bài để xuất bản
- Thực hiện nhiệm vụ do TBT giao
CHƯƠNG III
Quản lí Thu, chi cho Trang tin điện tử và in và phát hành Nội san
Điều 13: Quản lí Quĩ TTTL của HĐTQ.
- Các hoạt động của Bản tin nội tộc và Trang tin điện tử được phép có kinh phí hoạt động riêng trên nguyên tắc lấy thu bù chi.
- Được mở Tài khoản Quĩ này và do Trưởng ban TTTL làm chủ tài khoản.
- Các khoản thu bao gồm: tiền bán bản tin và thu do các tổ chức và cá nhân tài trợ, ủng hộ.
- Các khoản chi bao gồm: chi cho Chi thanh toán Hợp đồng với nhà in; Chi phí bưu điện và phát hành cho người đặt mua nội san và các tổ chức, cá nhân được biếu tặng. Chi cho quản trị trang tin điện tử ( duy trì tên miền , chi máy chủ hàng năm , Chi bảo trì phương tiện máy tính , scaner, máy ảnh..) và lưu trữ, in ấn thông tin tư liệu.
Điều 14 – Thủ tục thanh toán tài chính .
- Công tác tài chính phải được công khai minh bạch. Chứng từ thu, chi và quyết toán theo qui định quản lý tài chính hiện hành .
- Định kỳ 6 tháng/lần, Ban TTTL có trách nhiệm báo cáo tình hình thu chi và tồn quĩ trước hội nghị thường trực HĐTQHP VN và Chủ tịch HĐTQ ký duyệt thanh quyết toán năm..
CHƯƠNG IV
NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
CỦA BAN TTTL
ĐIỀU 15.
- Ban TTTL làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập trung. Mỗi thành viên
trong Ban chủ động thực hiện quyền tự chủ trong công việc, trong thảo luận, bàn bạc và quyết định công việc chung của Ban.
- Việc liên hệ công việc của Ban được thực hiện chủ yếu qua mạng
internet và E mail cá nhân.
- Trưởng ban thay mặt Ban báo cáo kết quả hoạt động với Chủ tịch và
Thường trực HĐTQ tại các kỳ họp và các sự kiện quan trọng khác.
CHƯƠNG V
ĐIỀU KHOÀN THI HÀNH
ĐIỀU 16. Quy chế tổ chức hoạt động của Ban TTTL là căn cứ để Ban hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được Thường trực HĐTQ phân công.
ĐIỀU 17. Trong quá trình thực hiện nếu có điều khoản nào chưa hợp lý Ban TTTL sẽ đề xuất sửa đổi, bổ sung trình Thường trực HĐTQ phê duyệt
ĐIỀU 18. Quy chế này gồm 5 Chương, 18 Điều, được Thường trực Hội đồng toàn quốc Họ Phạm Việt Nam được Thường trực Hội đồng toàn quốc Họ Phạm Việt Nam thảo luận tại kỳ họp ngày 7 tháng 5 năm 2017 và có hiệu lực ngay kể từ ngày ký ban hành./.
Hà Nội ngày 01 tháng 10 năm 2017
HĐTQ HỌ PHẠM VIỆT NAM
Chủ tịch
( Đã ký)
TS.Phạm Vũ Câu
