Nội dung Lễ giỗ đã được thông báo trên trang WEB hophamvietnam.org. Nay phân công chuẩn bị như sau:
- Phần tham gia Tế lễ:
+Cáo văn ( Bài khấn) của hội đồng họ Phạm VN : Chủ tịch HĐ PV. Câu chỉ đạo chuẩn bị về nội dung và chọn người đọc Cáo văn.
+ Các vị CT,PCT và UVTT HĐTQ và 1 vị đại diện Họ phạm xã Thanh Liệt mặc áo Lễ khi Họ Phạm đọc Cáo văn. Đội nhạc và chiêng trống nhờ địa phương. Ông PV. Sơn khớp lại với Ban tế lễ địa phương về sự phối hợp giữa 2 bên như thế nào cho phù hợp với cả chương trình tế lễ theo phong tục địa phương?và ông Sơn lưu ý kiểm tra khâu âm thanh phát ra ngoài sân, để mọi người cùng nghe được 2 Bài Cáo văn ( của xã và của họ Phạm)
+ Thống kê danh sách tên các Đoàn HĐHP địa phương tỉnh, thành, quận , huyện, Hội đồng gia tộc ( Đoàn có đông người) để đưa tên các Đoàn vào Cáo văn của HPVN kính trình Cụ Tổ: Ông Hỗ (TTky) và cháu Tuấn (Phó TTK) chịu trách nhiệm thống kê các Đoàn đã báo trước và số bổ xung vào sáng ngày 20/7( đưa cho người đọc cáo văn)
+Trước thời điểm bắt đầu làm thủ tục tế lễ, các mâm lễ của Chính quyền xã, các thôn xóm, các dòng họ khác trong xã, các gia đình, cá nhân và các Đoàn Hội đồng Họ Phạm đến sớm, sẽ được chuyển vào trong Đình. Trong thời gian tế lễ toàn thể bà con cô bác địa phương và con cháu họ Phạm thành kính hướng vào nội cung. Sau khi hoàn tất thủ tục tế lễ, tiếp tục chuyển các mâm lễ vào nội cung và Ban tổ chức sẽ giới thiệu và mời các khách VIP, các đoàn lần lượt vào lễ Thánh. Ban Lễ tân chuẩn bị 1 mâm lễ của HĐHPVN để đưa sớm trước giờ tế lễ.
- Phần Hội (sau khi Ban tổ chức của xã điều hành xong phần dâng hương)
+ Đoàn Trống hội thăng long
+ Văn nghệ của địa phương chuẩn bị.
+ Dân ca quan họ Bắc Ninh.
3.Thụ lộc
+ Ban thư ký cần khẩn trương điện thoại thông báo cho các họ phạm địa phương để biêt trước số lượng về dự và số thụ lộc (góp 50.000 đ/ người). Đây là tình cảm của điạ phương xã Thanh Liệt nhiệt tình và trân trọng với bà con họ Phạm. Ngày thứ ba 16/8/2016 (14/7 âm lịch), Ban Lễ tân và ban Tài chính cần báo số lượng thụ lộc và tạm ứng một số tiền cho xã? Số phát sinh do các cá nhân gia đình đến hôm 20/7 sẽ báo bổ xung vào lúc 9g sáng?
+ Các cháu CLB tuổi trẻ HP phân công cụ thể người hỗ trợ địa phương khâu mời mọi người vào bàn, thu xếp bàn ghế , bưng mâm,…và ăn trưa (thụ lộc) sau cùng với ban tổ chức.
4.Khâu tổ chức
+ Ban Thư ký và Ban Lễ tân mua thêm khăn xếp và đem quần áo Tế xuống Đình Ngoại.
+ Ban thư ký chuẩn bị cho 30 thẻ Ban tổ chức HPVN để các vị Thường trực và 15 cháu Tuổi trè HP làm nhiệm vụ hướng dẫn, đón tiếp khách (có mặt từ 7g00)
+ Các vị Chủ tịch, PCT và Ủy viên Thường trực HĐTQ có mặt sớm để đón và tiếp khách
+ Năm nay do công trình xây dựng đang thi công nên xe ô tô không đi vào sát bên Đình thờ như mọi năm, mà có bãi đỗ xe oto và xe máy bên đường đối diện với UBND xã Thanh Liệt, cách Đình ngoại khoảng 200 m đi bộ. Câu lạc bộ Tuổi trẻ HPVN thông báo số lượng tham dự có thụ lộc cho Chú P.H Hỗ trước ngày 17/8/2016 dương lịch, và bố trí 15 cháu sẽ đeo phù hiệu Ban tổ chức để tham gia hướng dẫn đường đi và đón tiếp các đại biểu; đón khách từ các xe đến và hướng dẫn khách vào nơi đăng ký đoàn đến (tại bàn tiếp đón khách của Hội đồng họ Phạm) và đến chỗ sắp lễ, góp công đức tùy tâm (do Ban quản lý Đình tiếp nhận); các cháu hỗ trợ sắp xếp các bàn ăn khi thụ lộc .
+ Trong Thông báo của Thường trực HĐTQ đăng trên trang WEB và thông báo với các địa phương đã có lời mời tham dự Lễ Giỗ như sau: “Kính mời các bác các anh chị là những người con ưu tú của dòng họ đã và đang đảm nhiệm các cương vị trọng trách lớn của quốc gia, tại các tỉnh thành phố; các Tướng lĩnh trong các lực lượng vũ trang; các anh chị là nhân tài của đất nước đã được Nhà nước vinh danh; các anh chị nguyên là thành viên Ban liên lạc họ Phạm, các Hội đồng họ Phạm các nhiệm kỳ trước đây và bà con cô bác, anh chị em, các con cháu họ Phạm ở gần hoặc xa Hà Nội, thu xếp công việc, thời gian về tham quan Di tích lịch sử văn hóa Phạm Tổ Linh Từ và bái yết Thượng Thủy Tổ”.
Tinh thần chung là: năm nay là lễ giỗ năm lẻ (lần 1471) nên địa phương cũng có kế hoạch tổ chức khiêm tốn. Thường trực HĐTQ cũng chủ trương đón tiếp chu đáo tất cả những bà con dòng họ nhớ ngày giỗ Tổ về dự Lễ giỗ; và đồng thời còn lo chuẩn bị cho Lễ kỷ niệm 20 năm thành lập.
Các vị PCT, UV Thường trực và các Ban chuyên môn, Ban Chủ nhiệm CLB tuổi trẻ HPVN chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các việc được phân công .
T/M HĐTQ HP VN
CHỦ TỊCH
Ts.Phạm Vũ Câu
