Sáng ngày 4/2/2023 (14 Tết Quý Mão), tại tư gia ông Phạm văn Chốn, UVTT, Trưởng ban TTTL HĐHPVN, các thành viên Ban TTTL HĐHPVN sinh sống tại Hà Nội, đã có cuộc gặp mặt đầu xuân và thảo luận về công việc của Ban.
Về dự có ông Phạm Huỳnh Công PCT TT HĐHPVN; ông Phạm Quang Nhuệ, PCT HĐHPVN phụ trách mảng thông tin tư liệu, chủ toạ, cùng anh, chị em trong Ban TTTL HĐHPVN sinh sống tại Hà Nội ( anh Phạm Quốc Tuấn vắng mặt vì đi công tác địa phương. Anh Phạm Quang Trung vắng mặt vì có việc gia đình).
Sau phần chúc Tết mừng Năm Mới Quý Mão và giới thiệu các thành phần tham dự, hội nghị đã nghe các vị trình bày về các hạng mục sau:
– Trang web hophamvietnam.org (Anh Phạm Văn Hoàn trình bày)
– Nội san (ông Phạm Quang Nhuệ trình bày)
– Tài khoản Facebook Hội đồng họ Phạm Việt Nam ( Ông Phạm Quang Nhuệ trình bày)
– Các tài khoản zalo (Bà Nguyễn Thị Thúy trình bày).
– Rút kinh nghiệm qua hội nghị tổng kết tại Đà Nẵng.
Sau khi thảo luận, trao đổi, hội nghị nhất trí như sau:
Về trang web:
Công nghệ truyền thông mạng hiện nay ngày càng đa dạng với nhiều kênh thông tin nhanh nhạy, tiếp cận nhiều bạn đọc. Số người truy cập thường xuyên vào trang web ngày càng ít. Tuy vậy, cũng không thể bỏ được, vì đó là trang tin chính thức của HĐHPVN được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động. Việc duy trì hay không cần được đại hội đại biểu hoặc hội nghị hàng năm quyết định. Mặt khác, thông tin của dòng họ đăng tải trên các phương tiện xã hội khác như Facebook, zalo..chúng ta không chủ động được và cũng không lưu trữ được thông tin lâu dài. Vì vậy, vẫn cần tiếp tục duy trì hoạt động của trang.
Hiện trạng trang tin chưa ổn định, có tình trạng mất tư liệu lưu trữ, việc truy cập đôi khi khó khăn. Dung lượng lưu trữ hạn chế. Việc back up tư liệu cần có giải pháp. Anh Phạm Ngọc Hoàng đưa ra giải pháp: Anh Hoàng sẽ cung cấp miễn phí địa chỉ lưu trữ dung lượng lớn. Giao cho anh Phạm Văn Hoàn thường xuyên back up thông tin lưu trữ vào ổ.
Về server và giao diện trang chủ: Anh Phạm Ngọc Hoàng sẽ trao đổi thêm với anh Phạm Quang Trung.
Về Bản tin Thông tin họ Phạm Việt Nam (Nội san):
Mặc dù bản tin này không phải là nhu cầu của những người có thể truy cập các mạng, nó là phương tiện duy nhất cho những độc giả không có phương tiện (như điện thoại thông minh) tiếp cận các mạng xã hội.
Bản tin hiện được nhà tài trợ Vàng đảm bảo ổn định chi phí hàng năm (với mức 4 số/năm), nhưng cũng chỉ đủ cho format hiện nay (khổ giấy ½ trang A4, ruột trắng đen, 4 trang bìa màu).
Nguồn thông tin cho bản tin rất hạn chế: Nhiều địa phương chưa bao giờ hoặc rất ít khi gửi tư liệu cho ban biên tập. Bài và ảnh minh họa cần hiệu đính sâu cả về nội dung, hình thức và format…nên rất mất thời gian biên tập.
Hình thức và nội dung bản tin cần cải thiện nhiều để mang tính chuyên nghiệp hơn.
Không nhất thiết quý nào cũng bắt buộc phải xuất bản nếu không đủ tư liệu. (Điều này đã được thực hiện 1 lần).
Về các tài khoản zalo:
Khẳng định TK zalo THÔNG TIN HỘI ĐỒNG HỌ PHẠM VIỆT NAM là trang tin nội bộ, mục đích là để trao đổi công việc giữa các thành viên Ban TTTL và các Ban biên tập; nơi cung cấp tư liệu thô. Đây không phải là kênh thông tin chính thức của Ban TTTL hay của Thường trực HĐHPVN
Thời gian vừa qua, có không ít người hiểu sai về mục đích của trang zalo cũng như đã sử dụng sai mục đích. Ví dụ; Đưa các tin không liên quan đến hoạt động của dòng họ, dùng làm nơi chúc tụng ngày sinh hoặc các sự kiện khác…
Hiện số thành viên của trang zalo là 55, trong đó có nhiều người không có phận sự liên quan tới công việc thông tin tư liệu.
Để có thêm nhân sự theo dõi trang zalo, kịp thời xử lý các tin không phù hợp, hội nghị nhất trí cử thêm anh Phạm Văn Hoàn làm nhóm phó.
4- Về tài khoản trên Facebook:
Đây là kênh nhanh nhất cập nhật thông tin tới độc giả và cũng có số lượng người theo dõi, truy cập nhiều nhất. Toàn bộ các file đã đăng trên trang web đều đồng thời được cập nhật ngay lập tức. Vì vậy, TK này rất hữu dụng. Cần ghi rõ đây là kênh chính thức của HĐHPVN và thay hình đại diện từ chữ H sang logo dòng họ.
Ông Công đưa ra ý tưởng: Để thu phục các hội, nhóm, cá nhân chưa già nhập vào HĐHPVN, nên chăng tổ chức cuộc thi trên Facebook!?
5- Rút kinh nghiệm một số hoạt động gần đây liên quan tới hội nghị Đà Nẵng và hậu Đà Nẵng:
Ban tộc phả đã quản lý tốt sách và phân phối tốt.
Ban TTTL nhận lịch và NS muộn và sát giờ sự kiện buổi tối nên không thể phân phát cụ thể tới từng người, mà dùng hình thức thông báo trên loa theo nguyên tắc mỗi vị dự sự kiện chỉ nhận số lượng 1/1.
Anh Phạm Văn Chốn đã tự động lấy 200 lịch từ văn phòng về và gửi kèm cho các địa chỉ nhận NS. Anh Chốn giải thích: Đã là cuối tháng 1, đầu tháng 2, số lịch để đó trở nên thừa thãi và vô dụng nên đã chủ động gửi cho các độc giả thường xuyên của NS.
Anh Chốn cần rút kinh nghiệm sâu sắc việc này. Nên có bàn thảo kĩ trước khi hành động theo ý chủ quan của mình.
Hội nghị cám ơn ông Công đã thay mặt TT tới dự và có nhiều ý kiến đóng góp, chỉ đạo. Cảm ơn gia đình ông Phạm Văn Chốn đã tạo điều kiện thuận lợi cho Ban TTTL hoàn thành tốt buổi họp đầu Xuân và bữa ăn thân tình đồng tộc./.
Chủ trì cuộc họp
Phạm Quang Nhuệ
