HỘI ĐỒNG TOÀN QUỐC HỌ PHẠM VIỆT NAM
THÔNG BÁO
v/v Phân công nhiệm vụ chuẩn bị Lễ Giỗ Thượng Thủy Tổ năm 2019
Thường trực HĐTQ xin thông báo v/v phân công nhiệm vụ các thành viên thường trực và
UV.HĐTQ phụ trách các công việc chuẩn bị và tổ chức Lễ Giỗ Thượng Thủy Tổ năm Mậu Tuất 2019, tại Phạm Tổ Linh Từ – Đình Ngoại xã Thanh Liệt, huyện Thanh Trì, TP Hà Nội. Cụ thể như sau:
- Mời khách :
+ Chủ tịch HĐTQ:
- Chuẩn bị các Thông báo, Thư mời dự Lễ giỗ T.T. Tổ,… để gửi các HĐHP địa phương và bà con cô bác họ Phạm cả nước, đăng tải trên các trang mạng.
- Chuẩn bị “ Chúc văn” và người đọc “ Chúc văn”.
+ Tất cả các vị Chủ tịch, các PCT, UVTT, UVHĐTQ tùy theo mối quan hệ sẵn có, chủ động thay mặt Thường trực HĐTQ liên hệ mời các Khách VIP ( là các bác, các anh chị là những người con ưu tú của dòng họ đã và đang đảm nhiệm các cương vị trọng trách lớn cấp quốc gia, tại các tỉnh thành phố; các Tướng lĩnh trong các lực lượng vũ trang; các anh chị là nhân tài của đất nước đã được Nhà nước vinh danh; các anh chị là trí thức, doanh nhân, văn nghệ sĩ,…) đến tham dự Lễ Giỗ Cụ Tổ; thông báo kết quả cho Chủ tịch biết để tổng hợp và chuẩn bị cho kế hoạch đón khách VIP.
Chuẩn bị cho Lễ Giỗ:
+ Các vị: Phạm Vũ Câu, Phạm Hữu Hỗ, Phạm Lệ Trường nhận các thông tin các nơi báo về đăng kí dự? đăng kí thụ lộc? Chiều ngày 12/8/2019 tổng hợp thông tin để Chủ tịch quyết định số lượng dự thụ lộc , thông báo với Xã Thanh Liệt.
+ Bà Phạm Lệ Trường cùng Ban Lễ tân và bà Phạm Lưu Phi cùng Ban tài chính :
- Ngày 12/8/2018 thống nhất số lượng người dự thụ lộc với Chủ tịch; sau đó cử người trực
tiếp thông báo số lượng đăng kí thụ lộc Xã Thanh Liệt và tạm ứng trước số tiền là 20 tr đồng.
- Chiều hôm 19 tháng 8/2019 xuống Đình Ngoại cùng địa phương chuẩn bị hương, hoa,..
- Cử người trực tiếp ngồi tại bàn thu tiền thụ lộc và tiền ủng hộ Quĩ hoạt động dòng họ.vào
sáng ngày 20/8 (20/7 AL).
- 9g00 sáng ngày 20/7 AL báo bổ sung số lượng thụ lộc và buổi trưa thanh toán tiền thụ lộc
với xã
+ Các vị Chủ tịch, các PCT, UVTT:
- Có mặt trước 7g30 để đón các Đoàn HĐHP địa phương và khách VIP.
- Mặc Lễ phục truyền thống ( các ông Phạm Thiện Căn và Phạm Ngọc Tài kiểm tra số
lượng áo Lễ phục còn lại, nếu cần thì cho mua thêm).
+ Các ông Phạm Huỳnh Công, Phạm Bá Lấn và Phạm Minh Thành:
- Chuẩn bị Chương trình văn nghệ vào Tối ngày 19/8/2019 tại Đình Ngoại. ( HĐ DNHP và
Công ty CP họ Phạm VN chuẩn bị hợp đồng chương trình biểu diễn và chi phí cho đêm văn nghệ; tuyên truyền đưa tin trên mạng mời bà con họ phạm tham dự).
- Ông Phạm Huỳnh Công và ông Phạm Bá Lấn ( Ban VHXH) đề xuất có ca hát vào đầu
giờ (từ 7g30 – 8g10) và từ 11g00 ( sau phần dâng hương) không, chuẩn bị chương trình?
- Ông Phạm Bá Lấn làm MC họ Phạm, nắm bắt được toàn bộ nội dung chương trình Lễ hội
và chủ động thông tin nhắc nhở, mời bà con họ Phạm đảm bảo trật tự và tính tôn nghiêm của Lễ Giỗ ( kết hợp với Ban tổ chức Lễ Giỗ của xã )
+ Ông Phạm Thiện Căn và anh Nguyễn Việt Dũng chuẩn bị thiết bị âm thanh cho phần đọc Chúc văn và phần văn nghệ.
+Ông Phạm Văn Chốn và Chị Nguyễn thị Thúy chuẩn bị phương tiện và người quay Video, chụp ảnh viết tin bài về Lễ Giỗ.
- Trong thời gian lễ hội:
+ Hỗ trợ đón tiếp và hướng dẫn các Đoàn và bà con dòng họ:
- Hội đồng doanh nhân ( Ông Phạm Thiện Căn và cháu Phạm Quốc Tuấn, Phạm Minh
Thành huy động cho 10 anh chị em doanh nhân trẻ tham gia Ban tổ chức của HĐTQ và phân công thực hiện một số công việc cụ thể như sau: tham gia đón khách từ bãi đỗ xe, hướng dẫn đăng kí danh sách và nộp tiền thụ lộc ( với người có dự thụ lộc), tiền ủng hộ Quĩ hoạt động dòng họ; hướng dẫn chỗ ghi nhận công đức cho Đình , Đền thờ; hướng dẫn nơi xếp lễ hoa quả,…và hỗ trợ sắp xếp khi thụ lộc
- Cháu Phạm Quốc Tuấn chuẩn bị cho 40 thẻ đeo Ban tổ chức ( phí thanh toán qua Ban tài
chính).
+ Điều hành phần đọc Chúc văn:
MC của dòng họ điều hành ( ông Phạm Bác Lấn) mời các vị Thường trực, các vị khách VIP, các vị Trưởng các Đoàn HĐHP địa phương vào trong nội đền để làm Lễ dâng hương và đọc Chúc văn.
Bố trí bộ phận âm thanh, âm nhạc tế lễ , trống chiêng phối hợp lời đọc.
+Hỗ trợ điều hành phần thụ lộc:
Ông Phạm Ngọc Sơn , Phạm Ngọc Tài cùng 2 cháu Phạm Quốc Tuấn, Phạm Minh Thành chủ trì điều hành, cùng 1o cháu họ Phạm trực tiếp hỗ trợ phần thụ lộc; bao gồm các việc như: đến thời gian chuẩn bị thụ lộc thì mời bà con tản ra để xếp bàn ghế theo mâm, bố trí các Đoàn ngồi cùng mâm, ghép mâm với đoàn ít người và các cá nhân; kiểm tra nhắc nhở tế nhị với người chưa đóng tiền thụ lộc; hỗ trợ địa phương bưng bê các mâm ra bàn, hỗ trợ thu dọn các mâm,v.v…
- Các vị được phân công nhiệm vụ chủ động triển khai thực hiện công việc, thường
Xuyên thông tin cho Chủ tịch biết để tổng hợp tình hình. Các vị chưa có phân công nhiệm vụ cụ thể cũng cùng tích cực đóng góp ý kiến và chủ động tham gia vào các phần việc của Lễ Giỗ Cụ Tổ để mọi việc được chu đáo hơn. Năm nay là Lễ giỗ năm lẻ nên UBND xã chủ trương tổ chức như mọi năm vừa qua, với địa phương mọi việc đã thành thông lệ; do đó việc họp bàn triển khai cũng sát ngày giỗ Tổ.
TT HĐTQ chủ động phân công nhiệm vụ chuẩn bị như trên và sẽ giao ban bàn thêm về các khâu chuẩn bị và sử lí các việc phát sinh sau khi làm việc với UBND xã Thanh Liệt.
T/M Thường trực HĐTQ
Chủ tịch Phạm Vũ Câu
